RECHTLICHES

Datenschutzerklärung

Stand: 22. Oktober 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unseres Dienstes UltraNOS (nachfolgend „Dienst" oder „UltraNOS") sowie der zugehörigen Website unter ultranos.de.

UltraNOS ist ein KI-nativer, browserbasierter Workspace, der als Software-as-a-Service (SaaS) im Abonnement bereitgestellt wird. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) und den weiteren einschlägigen Vorschriften.

Stand dieser Erklärung: 2026-10-22

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Till Tomczak Einzelunternehmen
c/o Block Services, Stuttgarter Str. 106
70736 Fellbach
Deutschland

E-Mail: ultranos@cnull.net

Bei allen Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit an die vorgenannten Kontaktdaten wenden.

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

c/o Till Tomczak c/o Block Services, Stuttgarter Str. 106
70736 Fellbach E-Mail: ultranos@cnull.net

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder soweit eine gesetzliche Grundlage die Verarbeitung gestattet.

3.2 Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der DSGVO (insbesondere Art. 4 DSGVO), u. a. „personenbezogene Daten", „Verarbeitung", „Verantwortlicher", „Auftragsverarbeiter", „Einwilligung" und „Empfänger".

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Art. 6 DSGVO)

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt insbesondere für die Registrierung, die Führung des Nutzerkontos, die Abwicklung des Abonnements und die Bereitstellung der Funktionen von UltraNOS.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten), dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen unsererseits oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in der Gewährleistung der IT-Sicherheit, der Stabilität und Funktionsfähigkeit des Dienstes sowie der Missbrauchs- und Betrugsprävention.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein sollten, beachten wir die zusätzlichen Anforderungen des Art. 9 DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) in den Dienst eingeben sollten, soweit dies nicht ausdrücklich vorgesehen ist.

5. Bereitstellung der Website und Erstellung von Server-Logfiles

5.1 Beschreibung und Umfang

Bei jedem Aufruf unserer Website und bei jeder Nutzung des Dienstes erfasst unser System bzw. das System unseres Hosting-Dienstleisters automatisiert Daten und Informationen des aufrufenden Endgeräts. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten der Nutzerin oder des Nutzers findet zu Tracking- oder Werbezwecken nicht statt.

5.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technischen Bereitstellung, der Aufrechterhaltung des Betriebs, der Gewährleistung der Systemsicherheit (insbesondere der Abwehr von Angriffen) sowie der Fehleranalyse.

5.3 Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des in Abschnitt 5.2 genannten Zwecks nicht mehr erforderlich sind.

Wir beschreiben die Löschung hier bewusst über das tatsächlich eingesetzte Verfahren und nicht über eine Kalenderfrist, die wir nicht einhalten könnten: Die Protokolldateien werden bei jedem Neustart des Dienstes rotiert. Vorgehalten werden höchstens fünf Generationen; die jeweils älteste wird dabei unwiederbringlich gelöscht. Eine darüber hinausgehende, anlassbezogene Aufbewahrung findet nur statt, soweit sie zur Aufklärung oder Verfolgung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Eine Auswertung der Protokolldaten zu Tracking-, Analyse- oder Werbezwecken findet nicht statt; sie werden ausschließlich anlassbezogen zur Fehlersuche und Angriffsabwehr gelesen.

5.4 Keine Einbindung externer Ressourcen

Sämtliche Bestandteile unserer Oberfläche werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Beim Aufruf der Website und bei der Nutzung des Dienstes wird keine Verbindung zu Servern Dritter aufgebaut — Ihre IP-Adresse wird also durch das bloße Laden der Seite an niemanden außer uns übertragen. Das betrifft insbesondere:

Verbindungen zu Dritten entstehen ausschließlich durch die in den Abschnitten 9 bis 11 beschriebenen Funktionen — also erst dann, wenn Sie eine KI-, Such- oder Anbindungsfunktion tatsächlich nutzen oder ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen.

5.5 Nutzungsanalyse in eigener Verantwortung

Um den Dienst gezielt verbessern zu können, messen wir seine Benutzung — selbst, auf unseren eigenen Servern und ohne einen Dienst Dritter. Die Aussagen in Abschnitt 5.4 gelten unverändert: Es ist kein fremdes Analysewerkzeug eingebunden, und es werden keine Daten zu diesem Zweck an Dritte übermittelt.

Was verarbeitet wird: welche Ansicht Sie öffnen, welche Funktion Sie benutzen, ob eine Handlung fehlschlägt und wie lange sie dauert. Jedes Ereignis besteht aus acht Angaben: Art, Bezeichner der Funktion, Ihre Konto- und Sitzungskennung, ein kurzer Zusatz aus einem festen Vorrat, die Dauer in Millisekunden sowie Zeitpunkt und Kalendertag.

Klicks: Damit wir erkennen, wo die Bedienung unklar ist, erfassen wir außerdem, welches Bedienelement Sie anklicken und wo ungefähr innerhalb seines Bereichs (Seitenleiste, Hauptfläche, Inspector usw.) — als Prozentangabe in Fünferschritten, nicht als Bildschirmposition. Das Bedienelement wird ausschließlich über eine im Programm festgelegte Bezeichnung erkannt — nie über den sichtbaren Text und nie über eine Beschriftung, in die ein Name oder ein anderer Inhalt eingesetzt ist. Klicks in Ihre Inhalte (Dateien, Gespräche, Nachrichten, Editor, Listen) werden nur als Gattung erfasst („Datei“, „Gespräch“), nie, welche. Zusätzlich wird vermerkt, ob ein Klick auf etwas nicht Bedienbares fiel oder mehrfach kurz hintereinander auf dieselbe Stelle — beides deutet darauf hin, dass etwas anders erwartet wurde.

Suchbegriffe: Bei der Suche im Dienst wird der Begriff erfasst, wenn er ein kurzes Stichwort ist (höchstens drei Wörter, keine Satzzeichen außer dem Bindestrich, keine Ziffernfolgen ab vier Stellen wie Jahreszahlen, Kennungen oder Telefonnummern, keine Adressen oder Dateinamen), und ob die Suche zu einem Ergebnis führte. Im Feld „Suchen oder fragen“ der Startseite gilt eine Eingabe als Suchbegriff, solange Sie sie nicht als Frage an die KI abschicken; was Sie dort als Frage abschicken, wird nicht erfasst. Ausgewertet wird ein Begriff erst, wenn ihn mindestens zwei verschiedene Konten gesucht haben; ein Begriff, den nur ein Konto sucht, erscheint in keiner Auswertung.

Was ausdrücklich NICHT verarbeitet wird:

Aus dem letzten Punkt folgt zugleich, warum für diese Verarbeitung kein Einwilligungsbanner erscheint: § 25 TDDDG verlangt eine Einwilligung für die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung und den Zugriff darauf. Beides findet hier nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Absicherung und Kapazitätsplanung eines entgeltlichen Dienstes: Wir müssen wissen, welche Funktionen benutzt werden, an welchen Stellen Vorgänge scheitern, wo es zu langsam wird und wo Funktionen nicht gefunden werden. Ihre Interessen überwiegen nicht, weil keine neuen personenbezogenen Daten entstehen, keine Inhalte einfließen, nichts an Dritte gelangt und die Auswertung ausschließlich dem Zweck des mit Ihnen geschlossenen Vertrags dient.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. In den Einstellungen des Dienstes finden Sie dafür unter „Nutzungsanalyse" einen Schalter; er beendet die Erfassung für Ihr Konto vollständig, nicht nur deren Auswertung. Ein Widerspruch per E-Mail an die in Abschnitt 1 genannte Adresse ist ebenso möglich.

Speicherdauer: Einzelereignisse werden 90 Tage nach ihrer Entstehung gelöscht. Die Löschung erfolgt durch einen laufenden Vorgang des Dienstes, nicht erst auf Anforderung.

6. Hosting und Speicherung der Daten

6.1 Hosting-Infrastruktur

Wir setzen zur Bereitstellung von UltraNOS und der zugehörigen Website Hosting-Leistungen der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland ein. Die eingesetzten Server stehen in Deutschland (Rechenzentrumsstandort Nürnberg). Der Hosting-Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag die im Rahmen des Betriebs anfallenden Daten (insbesondere Bestands-, Inhalts-, Kontakt-, Nutzungs-, Meta- und Kommunikationsdaten).

Die Inanspruchnahme des Hosting-Dienstleisters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren Nutzerinnen und Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mit dem Hosting-Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

6.2 Appwrite als Speicher-Backend

UltraNOS speichert sämtliche Betriebsdaten in einer Appwrite-Instanz. Das umfasst insbesondere Konto- und Zugangsdaten (einschließlich des gehashten Passworts, siehe Abschnitt 7.1), Chat- und Nachrichteninhalte, Dateien und Konfigurationsdaten. Eine andere Speicherform setzen wir nicht ein.

Diese Appwrite-Instanz betreiben wir selbst auf der in Abschnitt 6.1 genannten Infrastruktur der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrumsstandort Nürnberg, Deutschland). Ein über den dort genannten Hosting-Anbieter hinausgehender Auftragsverarbeiter tritt dadurch nicht hinzu, und eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gegenüber unseren Nutzerinnen und Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Registrierung und Nutzerkonto

7.1 Beschreibung und Umfang

Für die Nutzung von UltraNOS ist die Einrichtung eines Nutzerkontos erforderlich. Im Rahmen der Registrierung erheben wir folgende Daten:

Zur Authentifizierung und Absicherung Ihres Kontos verwenden wir Sitzungs-Token (JSON Web Tokens, JWT) sowie — bei Bedarf — API-Schlüssel, mit denen Sie programmgesteuert auf Ihren Workspace zugreifen können. Diese Authentifizierungsmerkmale werden ausschließlich zur sicheren Zuordnung und zum Schutz Ihres Kontos verarbeitet.

Im laufenden Betrieb verarbeiten wir zudem die Inhalte und Daten, die Sie selbst in Ihrem Workspace anlegen, speichern oder verarbeiten (z. B. Projekte, Chats, Dateien, Konfigurationen), sowie technische Nutzungsdaten, die zur Erbringung der Dienstfunktionen erforderlich sind.

7.2 Mandantentrennung (Multi-Tenant)

UltraNOS wird mandantenfähig (Multi-Tenant) betrieben. Die Daten der einzelnen Nutzerinnen und Nutzer bzw. Teams werden logisch voneinander getrennt verarbeitet und Ihrem Konto zugeordnet.

7.3 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der im Rahmen der Registrierung und der Kontonutzung erhobenen Daten ist die Durchführung und Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Verarbeitungsvorgänge der Sicherheit Ihres Kontos und unserer Systeme dienen, stützen wir uns ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.4 Speicherdauer

Wir speichern die Konto- und Inhaltsdaten für die Dauer des Bestehens Ihres Nutzerkontos. Zum Vorgehen bei Kündigung bzw. Löschung des Kontos siehe Abschnitt 15.2.

8. Anmeldung über Single Sign-On (Authentik / OpenID Connect)

Sofern der Betreiber diese Funktion aktiviert hat, können Sie sich alternativ zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort (Abschnitt 7) über einen von uns betriebenen OpenID-Connect-Identitätsanbieter anmelden ("Single Sign-On"). Bei dieser Anmeldeart werden Ihre E-Mail-Adresse, eine eindeutige Identitätskennung (Subject-Identifier) sowie technische Verbindungsdaten (u. a. Ihre IP-Adresse) zwischen dem Dienst und dem Identitätsanbieter ausgetauscht.

Ist diese Funktion aktiviert, ist der Identitätsanbieter eine vom Betreiber selbst betriebene Authentik-Instanz auf der in Abschnitt 6.1 genannten Infrastruktur; eine Weitergabe an einen dritten Anmeldedienst (etwa ein soziales Netzwerk) findet dabei nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Absicherung des Anmeldevorgangs gegen Cross-Site-Request-Forgery setzen wir während des Anmeldevorgangs ein kurzlebiges, technisch notwendiges Cookie ein (siehe Abschnitt 13.2). Ist diese Funktion nicht aktiviert, findet keine Verarbeitung im Sinne dieses Abschnitts statt.

9. Abonnement und Zahlungsabwicklung über Stripe

9.1 Abonnement-Modelle

UltraNOS wird in verschiedenen Abonnement-Plänen angeboten: einem kostenlosen Plan („Starter") sowie kostenpflichtigen Plänen („Pro" zu 19 EUR/Monat und „Team" zu 49 EUR/Monat). Im Rahmen kostenpflichtiger Abonnements verarbeiten wir die zur Vertrags- und Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten.

9.2 Zahlungsdienstleister Stripe

Für die Abwicklung von Zahlungen kostenpflichtiger Abonnements setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Anbieter ist innerhalb der EU/des EWR die Stripe Technology Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, sowie die Stripe, Inc. (USA).

Bei der Bezahlung über Stripe werden die für die Zahlung erforderlichen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten sowie Zahlungsmittel-/Transaktionsdaten) verarbeitet. Die vollständigen Zahlungsmitteldaten (z. B. Kreditkartennummer) werden unmittelbar von Stripe erhoben und verarbeitet; wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsmitteldaten. Wir erhalten von Stripe lediglich die zur Vertrags- und Abonnementverwaltung erforderlichen Informationen (z. B. eine Kunden-Kennung und den Zahlungsstatus).

Stripe verarbeitet die Daten teilweise als eigenständig Verantwortlicher (insbesondere zur Betrugsprävention und zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten) und teilweise als unser Auftragsverarbeiter. Nähere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/de/privacy.

9.3 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Zahlungsdaten ist die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9.4 Drittlandtransfer

Soweit im Rahmen der Zahlungsabwicklung Daten in die USA übermittelt werden, ist Stripe, Inc. unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend werden Standardvertragsklauseln der EU-Kommission verwendet. Näheres siehe Abschnitt 12.

9.5 Speicherdauer

Zahlungs- und Rechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO — in der Regel 6 bis 10 Jahre) und werden nach deren Ablauf gelöscht.

9.6 Nutzung auf Rechnung

Wenn Sie die Nutzung auf Rechnung bestellen (§ 6a der AGB), verarbeiten wir:

Wir verarbeiten diese Daten, um den Vertrag zu schließen und abzuwickeln, Rechnungen zu stellen, Zahlungen zu überwachen und den Vertragsschluss nachzuweisen. Die Vertragsbestätigung, Rechnungen und Zahlungserinnerungen senden wir Ihnen per E-Mail und legen Bestätigung und Rechnungen zusätzlich in Ihrem Arbeitsbereich im Ordner „Rechnungen" ab. Wählen Sie für eine Rechnung die Zahlung per Karte, übermitteln wir Rechnungsnummer, Betrag und Ihre E-Mail-Adresse an Stripe (Abschnitt 9.2). Eine Bonitätsprüfung findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht).

Rechnungen und die Daten, auf denen sie beruhen (Rechnungsdaten, Tokenzahlen), bewahren wir acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres auf, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 und 3 AO). Die Vertragsbestätigung und den Nachweis der Bestellung bewahren wir sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres ihrer Versendung auf (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 3 AO), mindestens aber so lange wie die zugehörigen Rechnungen. Diese Daten bleiben auch nach der Löschung Ihres Kontos bis zum Ablauf der Fristen erhalten (Abschnitt 15.3) und werden danach gelöscht.

10. Verarbeitung durch KI-Funktionen

10.1 KI-Anbieter Anthropic und OpenAI

Wesentlicher Bestandteil von UltraNOS sind KI-gestützte Funktionen. Wenn Sie diese Funktionen nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte (Prompts) sowie der hierfür erforderliche Kontext (z. B. ausgewählte Dateien oder Code-Ausschnitte aus Ihrem Workspace) zur Erzeugung einer Antwort an den jeweils eingesetzten KI-Anbieter übermittelt und dort verarbeitet. Wir setzen hierfür je nach gewähltem Modell folgende Anbieter ein:

Welcher Anbieter im Einzelfall genutzt wird, hängt von dem von Ihnen gewählten Modell bzw. der Konfiguration ab. Die übermittelten Inhalte können personenbezogene Daten enthalten, sofern Sie solche eingeben. Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten Dritter und keine besonders schützenswerten Daten in die KI-Funktionen ein, soweit dies nicht erforderlich ist und Sie hierzu berechtigt sind.

10.2 Vom Betreiber konfigurierte eigene KI-Anbieter (Custom Provider)

UltraNOS bietet dem Betreiber zusätzlich zu den in Abschnitt 10.1 genannten Anbietern die Möglichkeit, einen oder mehrere eigene, frei wählbare KI-Anbieter mit OpenAI- oder Anthropic-kompatibler Schnittstelle einzubinden (technisch als „Custom Provider" bezeichnet). Diese Möglichkeit ist fester, nicht gesondert deaktivierbarer Bestandteil des Dienstes; ob und welcher eigene Anbieter im Einzelfall tatsächlich genutzt wird, hängt von der Konfiguration des Betreibers sowie von dem von Ihnen gewählten Modell ab.

Bei Nutzung eines eigenen KI-Anbieters werden Ihre Prompts und der hierfür erforderliche Kontext in gleicher Weise wie in Abschnitt 10.1 beschrieben an diesen Anbieter übermittelt und dort verarbeitet.

Aktuell eingesetzter eigener Anbieter: NanoGPT

Für den Chat dieser Instanz ist derzeit nano-gpt.com konfiguriert. Wir legen offen, was wir über diesen Anbieter belegen können und was nicht:

Stand (geprüft am 05.09.2026)
Anbieter NanoGPT LLC
Anwendbares Recht / Gerichtsstand Recht des US-Bundesstaates Kalifornien, Gerichtsstand San Francisco (nach den Nutzungsbedingungen des Anbieters). Eine ladungsfähige Anschrift veröffentlicht der Anbieter nicht. Wir behandeln ihn daher als Anbieter mit Sitz in den USA, also in einem Drittland.
Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) Liegt derzeit nicht vor. Der Anbieter veröffentlicht weder einen Mustervertrag noch Standardvertragsklauseln; er verweist Anfragen zur Vertragsgestaltung an seinen Support. Ein Abschluss ist angefragt.
EU-US Data Privacy Framework Eine Zertifizierung des Anbieters ist auf der Teilnehmerliste nicht auffindbar.
Speicherung von Inhalten beim Anbieter Nach dessen Datenschutzerklärung werden Prompt- und Antwortinhalte im Regelbetrieb nicht gespeichert. Eine zusätzliche Protokollierung von Anfrage- und Antwortinhalten (1 bis 30 Tage) ist ausdrücklich abschaltbar und standardmäßig aus; sie ist für den von uns genutzten Zugang nicht aktiviert.
Weiterleitung an Modellbetreiber Der Anbieter betreibt die KI-Modelle nicht selbst, sondern leitet Anfragen an wechselnde Modellbetreiber („Upstream-Provider") weiter. Er bezeichnet seine Auswahl datenspeicherfreier Weiterleitungswege ausdrücklich als „best effort" — er kann die Systeme dieser Betreiber nicht überprüfen.

Was das für Sie bedeutet — ohne Beschönigung: Für diesen Anbieter können wir die in Abschnitt 12 genannten Garantien nicht voraussetzen. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist derzeit Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags): Ohne die Übermittlung Ihrer Eingabe an ein Sprachmodell kann die von Ihnen aufgerufene Funktion nicht erbracht werden. Wir weisen darauf hin, dass die Heranziehung dieser Vorschrift für regelmäßige Übermittlungen in der aufsichtsbehördlichen Praxis umstritten ist; wir arbeiten auf eine Absicherung nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln) hin.

Welche Maßnahmen wir stattdessen ergriffen haben:

Sie können der Verarbeitung durch diesen Anbieter ausweichen, indem Sie in den Einstellungen ein Modell eines anderen Anbieters wählen.

10.3 Websuche-Funktionen

Sofern Sie eine im Dienst integrierte Websuche nutzen (z. B. ein KI-Werkzeug zur Internetrecherche oder den integrierten KI-Browser), wird Ihre Suchanfrage an den jeweils konfigurierten Suchdienst übermittelt:

Diese Verarbeitung findet ausschließlich statt, wenn Sie eine entsprechende Suchfunktion aktiv aufrufen. Suchanfragen können personenbezogene Daten enthalten, wenn Sie solche in die Anfrage aufnehmen.

10.4 Zweck und Rechtsgrundlage

Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der von Ihnen aktiv aufgerufenen KI- und Suchfunktionen und damit zur Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Anthropic und OpenAI bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; die Anbieter verarbeiten die übermittelten Inhalte nach Maßgabe dieser Verträge in unserem Auftrag. Für vom Betreiber konfigurierte eigene KI-Anbieter gilt Abschnitt 10.2.

Wir haben mit Anthropic und OpenAI — soweit vertraglich verfügbar — vereinbart, dass Ihre über die API übermittelten Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass für die technische Bereitstellung und Missbrauchskontrolle eine kurzfristige Speicherung der Inhalte beim jeweiligen Anbieter erfolgen kann. Für eigene KI-Anbieter (Abschnitt 10.2) sowie die genutzten Suchdienste (Abschnitt 10.3) treffen wir diese Zusage nicht, da wir auf deren interne Verarbeitungspraxis keinen Einfluss haben; es gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise des Anbieters.

Zur Drittlandübermittlung im Rahmen dieses Abschnitts siehe Abschnitt 12.

10.5 Transparenz beim Einsatz Künstlicher Intelligenz (Art. 50 KI-VO)

Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin:

Zur Abgrenzung gegenüber Art. 22 DSGVO siehe Abschnitt 20: Die KI-Funktionen treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie.

10.6 Ersetzung von Geheimnissen und Personendaten vor der Übermittlung

Bevor eine Anfrage den Server in Richtung eines KI-Anbieters verlässt, durchläuft sie eine im Dienst eingebaute Schutzschicht. Sie erkennt bestimmte Kategorien schützenswerter Angaben und ersetzt sie durch nicht rückführbare Platzhalter (etwa CLOAK_SECRET_…). Der KI-Anbieter erhält den Platzhalter, nicht den ursprünglichen Wert.

Erfasste Kategorien: Zugangsdaten und Passwörter, API-Schlüssel und vergleichbare Geheimnisse, E-Mail-Adressen sowie erkannte Personennamen.

Wirkungsweise und Grenzen — ausdrücklich benannt:

Rechtlich ist dies eine technische Maßnahme nach Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) und zugleich Ausdruck der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

11. Optionale, von Ihnen aktivierte Zusatzfunktionen

Die nachfolgend beschriebenen Funktionen sind standardmäßig deaktiviert. Eine Verarbeitung im Sinne dieses Abschnitts findet nur statt, wenn der Betreiber die jeweilige Funktion freigeschaltet hat und Sie diese aktiv nutzen (insbesondere durch das Verbinden eines eigenen Kontos oder Servers).

11.1 Gmail-Konnektor (Google)

Sofern der Betreiber diese Funktion aktiviert hat und Sie Ihr Google-Konto über OAuth 2.0 verbinden, erhält der Dienst im Umfang der von Ihnen erteilten Berechtigung (Gmail-Berechtigungsumfang „gmail.modify": Lesen, Senden und Verwalten von Nachrichten und Labels; kein dauerhaftes, endgültiges Löschen) Zugriff auf Ihr Gmail-Postfach, um von Ihnen angestoßene Aktionen (z. B. Suchen, Lesen, Entwürfe erstellen, Senden, Beschriften) auszuführen.

Verantwortlich für die Verarbeitung auf Seiten von Google ist, je nach Ihrem Aufenthaltsort, Google Ireland Limited oder Google LLC (USA). Rechtsgrundlage ist Ihre im Rahmen des OAuth-Zustimmungsvorgangs bei Google erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie, soweit die Anbindung der Erfüllung des Nutzungsvertrags dient, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen des Dienstes sowie zusätzlich in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen. Zur Absicherung des Verbindungsvorgangs setzen wir ein kurzlebiges, technisch notwendiges Cookie ein (Abschnitt 13.2). Soweit Daten dabei an Google in die USA übermittelt werden, siehe Abschnitt 12.

11.2 Nextcloud

Sofern der Betreiber diese Funktion aktiviert hat und Sie eine eigene Nextcloud-Instanz (Kalender/Kontakte über CalDAV/CardDAV) mit Ihren Zugangsdaten verbinden, tauscht der Dienst zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion Daten mit dieser Instanz aus. Die Nextcloud-Instanz wird von Ihnen selbst oder einem von Ihnen gewählten Anbieter betrieben; auf deren Serverstandort und Datenschutzniveau haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11.3 Matrix

Entsprechendes wie in Abschnitt 11.2 gilt für die optionale Anbindung eines von Ihnen gewählten Matrix-Homeservers.

11.4 Serververwaltung (Hetzner Cloud)

Sofern der Betreiber die Funktion zur Verwaltung eigener Cloud-Server aktiviert hat und Sie diese nutzen, werden zur Bereitstellung, Auflistung und Verwaltung von Servern Anfragen an die Hetzner Cloud API (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) übermittelt. Betroffen sind die zur Serververwaltung notwendigen technischen Daten (z. B. Server-Kennungen, IP-Adressen, Konfigurationsdaten); Inhalte Ihres Workspace sind hiervon nicht betroffen, soweit Sie diese nicht gesondert auf den verwalteten Servern ablegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11.5 Eigene Git-Hosts (Gitea, GitLab)

Sofern Sie einen eigenen oder fremden Git-Dienst (Gitea- bzw. GitLab-kompatibel) mit einem von Ihnen erzeugten Zugriffstoken verbinden, übermittelt der Dienst zur Ausführung der von Ihnen angeforderten Aktionen (Repositorien auflisten, klonen, Aufgaben und Änderungsanfragen lesen und anlegen, suchen) Anfragen an die von Ihnen angegebene Adresse. Welcher Anbieter das ist und wo er steht, bestimmen ausschließlich Sie; auf dessen Datenschutzniveau haben wir keinen Einfluss. Das Zugriffstoken wird verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für diese Aufrufe verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11.6 Mobile App für Android und iOS sowie Installation als App

UltraNOS kann als installierbare Web-App (Progressive Web App) zum Startbildschirm hinzugefügt werden; daneben gibt es eine native App. Beide sprechen dieselben Schnittstellen an wie die Browser-Oberfläche; es entsteht dadurch keine zusätzliche Datenverarbeitung durch uns und keine Weitergabe an Apple oder Google, die über den Bezug der App aus deren Vertriebsplattform hinausgeht.

Die native App fragt bei Bedarf folgende Berechtigungen ab. Alle sind freiwillig: Sie werden erst beim ersten Gebrauch der jeweiligen Funktion angefragt, und die App bleibt ohne sie benutzbar.

Anmelde-Token und Schlüssel legt die App im gesicherten Speicher des Betriebssystems ab (unter Android in verschlüsselten Einstellungen, unter iOS im Schlüsselbund), nicht im Klartext. Erteilte Berechtigungen können Sie jederzeit in den Systemeinstellungen Ihres Geräts widerrufen; Rechtsgrundlage für die dann entfallende Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw., soweit die Funktion Teil des Dienstes ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Datenübermittlung in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO)

Im Rahmen der oben beschriebenen Dienste kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA oder andere Länder außerhalb der EU/des EWR (Drittländer) erfolgen. Die Europäische Kommission hat mit dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) für die USA erlassen, der für unter dem DPF zertifizierte Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau anerkennt.

Den jeweils aktuellen Zertifizierungsstatus der Empfänger können Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov einsehen. Eine Kopie der jeweils einschlägigen Garantien (z. B. der Standardvertragsklauseln) erhalten Sie auf Anfrage über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

13. Cookies, lokale Speicherung und § 25 TDDDG

UltraNOS setzt keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies und keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken Dritter ein.

13.1 Lokaler Speicher (localStorage)

Zur Bereitstellung der Funktionen des Dienstes nutzen wir den lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage und sessionStorage). Dort werden ausschließlich technisch erforderliche Informationen abgelegt:

Eine Kennung, die Sie über verschiedene Websites hinweg wiedererkennbar machen würde, wird nicht abgelegt. Die Inhalte verlassen Ihr Gerät nicht; sie werden von uns nicht ausgelesen.

13.2 Technisch notwendige Cookies

Zusätzlich zum lokalen Speicher setzen wir für einzelne, eng begrenzte technische Zwecke httpOnly-Cookies ein, die per Definition nicht per JavaScript ausgelesen werden können:

13.3 Rechtsgrundlage und Widerspruchsmöglichkeit

Das Speichern von und der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät — sowohl im lokalen Speicher als auch über die vorstehend genannten Cookies — erfolgen, soweit sie unbedingt erforderlich sind, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen können. Rechtsgrundlage für diese Speicherung bzw. den Zugriff ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Die datenschutzrechtliche Verarbeitung der dabei genutzten Daten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, sicheren Dienst).

Sollten wir künftig nicht technisch erforderliche Technologien einsetzen, holen wir hierfür zuvor Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Speicherung von Cookies und im lokalen Speicher einschränken oder gespeicherte Inhalte löschen. In diesem Fall stehen Ihnen möglicherweise nicht alle Funktionen des Dienstes vollständig zur Verfügung (z. B. erfordert eine gelöschte Anmeldung eine erneute Anmeldung, ein gelöschtes CSRF-Schutz-Cookie kann eine laufende Verbindung mit Google oder dem Identitätsanbieter abbrechen).

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist, oder soweit Sie eine entsprechende Funktion aktiv nutzen. Empfänger Ihrer Daten können insbesondere sein:

Immer bei Nutzung des Dienstes:

Abhängig von der Konfiguration des Betreibers bzw. der von Ihnen genutzten Funktion:

Im gesetzlich vorgeschriebenen Fall:

Mit den als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleistern haben wir, soweit dies zutrifft, Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Bei vom Betreiber frei konfigurierbaren eigenen KI-Anbietern (Abschnitt 10.2) obliegt die Prüfung und der Abschluss einer angemessenen vertraglichen Grundlage dem Betreiber im jeweiligen Einzelfall; siehe hierzu ausdrücklich Abschnitt 10.2.

15. Speicherdauer und Löschung

15.1 Allgemeiner Grundsatz

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder wie es die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Entfällt der Verarbeitungszweck oder läuft eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig gelöscht oder gesperrt. Fristen für einzelne Datenkategorien finden Sie in den jeweiligen Abschnitten dieser Erklärung (u. a. Abschnitt 5.3 für Server-Logfiles, Abschnitt 9.5 für Zahlungs- und Rechnungsdaten).

15.2 Kündigung oder Löschung des Nutzerkontos

Schließen Sie Ihr Nutzerkonto oder wird es aus wichtigem Grund von uns geschlossen, wird das Konto unmittelbar gesperrt: Sie und Dritte können sich ab diesem Zeitpunkt nicht mehr mit den bisherigen Zugangsdaten anmelden, und das Konto ist für den weiteren Betrieb des Dienstes nicht mehr erreichbar. Innerhalb einer anschließenden Frist von 30 Tagen ab der Sperrung können Sie über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten die Reaktivierung des Kontos beantragen.

Nach Ablauf dieser 30-Tage-Frist werden die dem Konto zugeordneten personenbezogenen Daten und Inhalte (insbesondere Konto-, Chat-, Datei- und Konfigurationsdaten) endgültig und unwiederbringlich gelöscht, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen (siehe Abschnitt 15.3).

Ihr Konto schließen können Sie selbst und ohne Rückfrage in der Kontoansicht unter „Mein Konto" → „Konto schließen"; die Schließung wird dort mit Ihrem Passwort bestätigt. Alternativ genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

15.3 Vorrang gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Ungeachtet der in Abschnitt 15.2 genannten Frist bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten unberührt, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO (in der Regel 6 bis 10 Jahre) für Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen. Solche Daten werden über die Löschung des Nutzerkontos hinaus bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Frist gesondert aufbewahrt und erst danach gelöscht.

16. Ihre Rechte als betroffene Person (Art. 15–21 DSGVO)

Ihnen stehen hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

16.1 Wie Sie diese Rechte konkret ausüben

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt jederzeit eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Für zwei dieser Rechte gibt es zusätzlich einen Weg unmittelbar im Produkt:

Für alle übrigen Rechte — insbesondere Berichtigung, Einschränkung und Widerspruch — bearbeiten wir Ihre Anfrage manuell und antworten Ihnen innerhalb der Fristen des Art. 12 Abs. 3 DSGVO.

17. Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Den Widerruf richten Sie bitte an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Dieses Recht können Sie insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

19. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (insbesondere im Rahmen der Registrierung und der Zahlungsabwicklung) ist für den Abschluss und die Durchführung des Nutzungsvertrags erforderlich. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können wir den Dienst nicht bzw. nicht vollständig erbringen. Eine darüber hinausgehende Bereitstellung von Daten — etwa zur Nutzung der in Abschnitt 10 und 11 beschriebenen optionalen Funktionen — ist freiwillig.

20. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO mit Ihnen gegenüber rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung findet nicht statt. Die KI-Funktionen des Dienstes (Abschnitt 10) dienen der inhaltlichen Unterstützung und werden von Ihnen aktiv gesteuert; sie treffen keine Sie betreffenden rechtlich erheblichen Entscheidungen. Zur Transparenz über den KI-Einsatz selbst siehe Abschnitt 10.5.

21. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Zerstörung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere:

22. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 2026-10-22. Durch die Weiterentwicklung des Dienstes (insbesondere neu hinzukommende oder geänderte Funktionen und Empfänger) oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es erforderlich werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit unter ultranos.de abrufbar.